【完全版】ベテラン幹事の結婚式二次会を成功させるコツ

結婚式の二次会 日常

この記事を読むのに必要な時間は約 16 分です。

またもや介護や医療に関係ないですが、実はBOZU、結婚式の二次会幹事をかなりの回数やっています。それも幹事のリーダーとしてです。幹事をするときのあだ名は「業者」笑。それだけたくさん二次会の幹事をやってるので色々とノウハウが溜まりました。

せっかくなので皆さんに共有出来たらと思いブログにしますね。

 

 

結婚式二次会の幹事、準備はいつから行う?

これは幹事の経験によって結構変わるところです。とりあえず三ヶ月を目安に考えるといいですね。慣れていれば、最低限のことはメールで聞いて、1~2ヶ月前からの準備でもいけます。

二次会の三〜四ヶ月前

ここではまず新郎新婦と幹事の顔合わせです。新郎新婦のスタンスを聞きましょう。よくあるケースでは、

  • 基本的に幹事に任せたい
  • 相談しながら一緒にやりたい
  • 出来るだけ新郎新婦でやりたいけど、サポートとして入って欲しい

ですね。この中では新郎新婦と幹事で「相談しながら」が一番多くて、次に幹事に任せたいパターンがきます。
以下、相談しながらのパターンで書いていきたいと思います(幹事に任せたいパターンでも参考になるので大丈夫だと思います)

相談しながら行うので、時間のかかることを新郎新婦or幹事のどっちが担当するのか軽く話をしておきましょう。

  • 会全体の雰囲気をどうしたいのか(わいわい楽しく?規模は?etc)
  • 会場選びをどうするのか
  • ゲームをどうするか
  • 景品をどうするか
  • プチギフトはどうするのか
  • 友人への告知をどうするのか
  • 余興はやる予定かどうか
  • BGMをどうするのか

ぐらい話をしておけば大丈夫。ちなみに会場選びはこのタイミングで新郎新婦か幹事のどちらが探すのかしっかり決めておき、動き出す必要があります。
今までBOZUは、

  • 会場選びは新郎新婦が決めることが多い
  • ゲームに関しては幹事が考えることがやや多い
  • 景品に関しては幹事と新郎新婦で担当は半々ぐらい
  • プチギフトはだいたい新郎新婦
  • 友人への二次会告知や招待は新郎新婦がほとんど
  • 余興は新郎新婦が友人に頼むパターンがほとんど
  • BGMは音楽にこだわりのある夫婦は新郎新婦、そうでなければ幹事が用意するパターンが多い

でしたね。

二次会の二〜三ヶ月前

打ち合わせで上にあげた内容を詰めていきます。
そしてざっくりでいいので一度タイムスケジュールを組んでみましょう。

自信がなければ、会場の担当者さんと打ち合わせの機会を早めに作って、アドバイスを求めにいくと良いですね。

二次会の一ヶ月前

内容が詰まってきました。ここではまだ決まってないことをしっかり決めて、具体的な準備に入っていきます。

  1. 備品・景品などを買う
    打ち合わせで作った「備品・景品の購入リスト」を持って、買い出しへ。購入したら必ず領収書かレシートをもらっておきましょう。
  2. BGMの準備
    二次会のテーマに合ったBGMを用意します。どんな曲を選んでいいか分からなければ、結婚式にぴったりの曲をまとめたアルバムとかがあるので、そういったものを利用するとスムーズですね。新郎新婦の思い出の曲を入れておくのもGOOD。CDとデータどちらで用意するかは会場の音響設備によって違うので、その点も確認しておきましょう。(ちなみに今の時代にも関わらず、CDで用意して欲しいと言われるケース結構あります。)
  3. 受付に必要なものを準備
    二次会当日、ゲストの受付をするのに必要なものを準備しておきましょう。具体的に必要なものはこちら。
    ・出席者の名簿(新郎新婦にちゃんと声かけしておく)
    ・お釣り
    ・ゲストにお金を入れてもらう箱
    ・ペン、バインダー、メモ用紙
  4. 備品、景品の持ち込み
    当日に備品や景品を持って行こうとすると、荷物になるので大変。事前に備品や景品を持ち込めるか会場に確認して、OKであれば前日までに持ち込んでおきましょう。
  5. ケーキバイトの準備(ケーキバイト、よくやりますよね?ケーキを会場が用意してくれることも多いですが、ちょっと値が張るケースも多い。持ち込み費用がかかるケースもありますが、こちらで用意することも考えておけるといいですね。)
  6. その他
    余興の人たちに連絡を取ったり、ゲームの準備をしたり、三次会のことを考えたりetc。ここはケースバイケースなので、あなたが幹事している会の中身に合わせてやることをまとめて実施していきます。

二次会の3日前〜前日

タイムテーブルを見ながら当日の流れをイメージしましょう。1つ1つのプログラムを想像すると、意外と漏れとかがあることに気づくはずです。でもまぁここまで来たら大きな変更はありません。
慣れていない二次会の幹事です。緊張するかもしれませんが、落ち着いて当日を迎えましょう。

 

二次会幹事の人数

二次会の幹事、定番は四人ですよね。新郎側で二人、新婦側で二人。
それでいければすごくスムーズ。

慣れていないと一人では決めにくいケースって結構あると思います。その時に、自分の身内が一人いると相談しやすいわけです。新郎一人、新婦一人の幹事だと、あまり知らない人と相談しなければいけないので、やや負担になることがありますし、ミスばかりする方とパートナーになった時は結構大変だったりします。

慣れた幹事なら、二人でも大丈夫。BOZUは200人の二次会で幹事二人だったこともあります。(当日のお手伝いで人数は必要です)

 

二次会幹事の役割分担

幹事の役割としては、一番大事なことがリーダーを決めること。
上に書いた流れをしっかりとコントロールしていく人ですね。
あとは
・書記
・打ち合わせ場所や時間のセッティング係
・タイムスケジュール作成
・余興や会場との連絡
・景品
・BGM
などなど必要に応じて役割分担をしていきましょう。

それと、二次会当日はまた別でしっかりと役割分担する必要があります。
・司会2名
・音響
・その他(タイムキーパー、会計、景品受け渡し、撮影、照明などを必要に応じて)

ですね。音響は場合によっては必要ないので、その時は他の仕事をします。
そして当日は参加者の方数人にサポーターを頼むようにした方が良いです。
・受付(これは新郎新婦から友人に依頼してもらいます。幹事がやってもいいですが、出来れば受付は別でやってもらえた方がスムーズ)
・フリーのお手伝い2人ぐらい(当日のアクシデントや、人手がいるときに重宝します)
ぐらいあれば安心です。

 

二次会の司会のコツ

司会…ここはかなり緊張するところですよね…
僕は今までの幹事でほとんど司会をしてきたのですが、今でもバッチリ緊張します。笑
今でも緊張しますが、幹事になった初期の数回はもう全然駄目駄目な司会者でした。

正直に言います。はじめての司会で、上手くこなすことはかなり難しいです。
なのでオススメは「無難にこなす」ことを意識すること。

司会で変に盛り上げようとして失敗している方々をたくさん見てきました。マイク慣れしていないのに、声を張り上げて音割れしたり、ただ普通にうるさかったり…あまり心地よいとは言えない空間になってしまう可能性もあります。

司会に慣れていないなら、無難にこなすことを意識しましょう。

もし経験が少しあって、少しステップアップしたいなら…
今、BOZUが司会するときにまず意識することは、会場の雰囲気に合わせること。新郎新婦が楽しいキャラクターの場合、会場にいる友人も楽しい人が多いです。新郎新婦がおとなしいキャラクターの場合、おとなしい友人が多いですよね。

ここのテンションを合わしてあげることが大事です。

そして盛り上げ上手な人がいれば、勝手に盛り上がってきます。それに合わせて司会で上手く合いの手をいれてあげれば良い二次会になっていきますよ。
同時に、おとなしい会が好みの方々に、無理に盛り上げようとする必要はあまり感じません。努力は認めますが、空回りするリスクの方が怖いですね。

そして司会に慣れている人で、楽しい会にしていきたいならもう一歩準備をしておきます。
事前準備で、会を盛り上げてくれそうな人がいるか新郎新婦に聞いておきます。

盛り上がる可能性の高いテーブルを聞いておけば、そこを見れば雰囲気を掴めます。全体の雰囲気を見れる司会者さんは別に大丈夫ですが、最初にこれを聞いておくことで見るポイントがわかります。そうすると心の安心感に繋がります。安心すれば、落ち着いた司会に繋げれますよ。

司会が一人で盛り上がってもシラケますが、参加者と共に盛り上がればいいんですよね。そして、そこそこ盛り上がってきている様子を感じれば、そのちょっと上のテンションで司会をする。(一気にテンションを上げすぎると、空気の差が出来てしまいます。少し上のテンションにすることで、参加者をそのテンションまで引っ張ってあげるわけです)
ある程度盛り上がってくれば、その周りから自然と盛り上がってきます。

それと最近発見したのは、司会が楽しんでるとそれが伝染していくということ。
参加者が盛り上がっている様子を見て、
「嬉しい」「楽しい」「あったかい」「司会してよかった」「いい感じ」
といった言葉を口に出して言ってみましょう(楽しくなかったら言わない方が良いです。本当に楽しんで、それを言葉にする感じ)。前はこれでかなり良い感じの会になりました。

ただあくまでも会場の空気感を感じることが必要で、それに合わせて司会のトーンを変えていく必要があります。
ここが出来ないと良くないので、慣れていない方は「無難にこなす」を優先するのがオススメです。

 

二次会会場とのやりとりに関して

これはかなりケースバイケース…担当の人や会場の規律の厳しさによって色々と変わってきます。とりあえずタイムスケジュールが組めた段階で一度会場に打ち合わせにいきましょう。
そこで意識するのは、

・情報を共有し、アドバイスをもらうこと
・値切れるものを探すこと(ホテルだとかなり厳しいです。普通の会場なら多少安くしてくれること多いです)

の2点ですね。

会場の人はもちろん経験豊富。色々アドバイスがもらえるかと思うので、それを修正して何度かやりとりしておけばとりあえず会場とのやりとりは大丈夫。
会場によって念密な打ち合わせを好むところと、ざっくりとするところがあります。
もし幹事に慣れていないなら、慣れていない旨を伝えて細かく打ち合わせを希望しておくと良いですね。

 

新郎新婦とのやりとりに関して

幹事と新郎新婦のトラブル、実は結構あるみたいですね。トラブルに発展しなくても、ちょっとした不満が出るのはある程度仕方ないかもしれません。

BOZUがあったケースでは
・連絡が帰ってこない
・打ち合わせが出来ない
・言ってることがコロコロ変わる
・気遣いがない(表面に出ない)
などなど。

これはもうそんなものだと思った方が気持ちよく幹事が出来ます。笑
新郎新婦、結婚式の前なので当然やることが多いです。幹事も考えないといけないことが多いですが、でも、新郎新婦も必死です。

お互いが必死なので…それは大変になりますよね。

あと、例えば景品を新郎新婦がやるって言ってたけどどうみても無理そうになってるケースがあったりします。幹事側から「こっちでやろうか?」と、聞いてあげるぐらいの心の余裕を持って二次会幹事をやっていきたいですね。

もう一度言いますが、新郎新婦とやりとりで連絡が遅かったり、やると言ってたことが出来ていなかったりするケースは結構多いです。
そういうものだと思いながら幹事を行うようにしたいですね。

 

二次会タイムスケジュールの組み方:実践例

今まで僕が行った二次会のタイムテーブルをいくつか載せておきます。
結婚式二次会のタイムテーブル   結婚式二次会のタイムテーブル 結婚式二次会のタイムテーブル

結婚式二次会のタイムテーブル

二次会裏話。お礼は?参加費は?サプライズは?

二次会の幹事をした際のお礼に関して

ここはいろんな意見がありますね。渡すべき、渡さないべき、渡されたら何かで返すべき…
ここは正解はないと思います。言ってみればどっちでも大丈夫。

ただ、実際問題として大概お礼は頂いてました。多かったのは5000円。

幹事側の本音(というか僕の本音)として、新郎新婦が豪華絢爛な2次会を企画していたならばお礼は欲しいです。お金をたくさん使う余力があるなら、幹事って結構やること多くて当日も大変なので…また打ち合わせ頻度が多かったり、移動の機会がたくさんあって交通費がかかっている場合はお礼という感覚じゃなくて経費的な感覚でいただくものがあればありがたいです。
(東京に住んでいるのに、大阪の友達の幹事をすることもありました。で、打ち合わせに大阪に戻ったりもしてたのですが、お礼もしくはそれに変わる気持ちでもなんでもあれば赤字でも全然OKです。なによりも気持ちが大事!!)

逆に、参加するみんなのために身銭を切るような心持ちの新郎新婦なら全くお礼はいらないです。みんなに配る景品にたくさん予算を割いていたり、ご飯を良いものにしていたり、周りのために細やかに気遣いをされていたり…そういった会はお礼なしでも喜んで幹事をします。

加えて、僕は本当に仲良い友人からの依頼と、「慣れているから幹事をして欲しい」ということで依頼を受ける場合と分かれます。ここの依頼の経緯も少し気にはなりますね。

などなど、色々書きましたが…お礼がもしなかっても別に文句を言うとか不快に思うことはありません。同時に、お礼をもらえたらそれはやっぱり嬉しいですよね。(僕が結婚する時には確実にお礼を渡すと思います)

正解はないので、もらえたらラッキーぐらいに思っておくと良いかと思いますよ。

幹事の参加費はどうする?

ここは幹事がお金を払う必要ないです(僕の感覚では)。正直司会をしていればご飯を食べる暇はないし、お酒もそんなに飲まない。司会以外の他の幹事もいろんなことをしているわけで…参加者というより主催者に近いですよね。
ただ、後々参加費を払わないと言うと揉める可能性があるのはあるので…不安な場合は最初に新郎新婦と予算の確認をして、そこで「幹事は会費なしが普通やけど、それで大丈夫?」と確認しておきます。

ついでにですが、ビュッフェスタイルで一般的な2次会会場なら「幹事はご飯食べる時間ないので、その分食事減らして代金安く出来ますか?」と聞くと安くしてくれるところはボチボチあります。(お酒飲み放題の料金は値切れない、またホテル系の場所だと食事を減らすのも厳しいところがほとんど)

サプライズは?

新郎新婦がサプライズをする。2次会ではよくあるパターンですね。

これは基本的に幹事側から何か言う必要はないと思っています。ただ、余興が盛り上がらない可能性が高いときとかはそれとサプライズを重ねたりすると会全体がよくなる傾向にあります。(余興ダンスのクオリティがだいぶ低い場合、途中から新郎もしくは新婦が混ざることで知らない人の余興から知っている人の余興に変わる。すると良い空気感を作れます)etc

新郎から新婦へ、もしくは新婦から新郎へのサプライズは大事なことは彼ら彼女らが相手を驚かせ喜ばせたい気持ち。その気持ちをサポートするように幹事は行動すれば良いですね。

逆に、新郎新婦がサプライズをしないと言ってる場合。それはそれで尊重してあげたらなと思います。まれに、今までの2次会でサプライズを見ていたから「結婚式の二次会ではサプライズをやるもの」と決めている幹事さんもいます。

でも、2次会の参加者により楽しんでもらうことを優先してサプライズをしない選択をされる方も一定数います。これも一つの夫婦の形なので、無理してサプライズしてもらう必要はないかと思います。

あとは幹事からのサプライズをするパターン。個人的には、2次会が終わってからやればいいと思ってます。5分でも10分でも、2次会の時間は結構貴重なもの。その時間内にわざわざ幹事から新郎新婦へサプライズするのは…ん〜どうでしょう。

2次会が終わってからやれば良いと思います。

例外としては、会全体で余興やゲームなどコンテンツが少ない場合。時間がたくさん余っていて、幹事から新郎新婦へサプライズしたい!というならやっても良いかなと思います。

 

盛り下がる結婚式の二次会は?

ここは、若者二次会の場合はまぁそんなに気にしなくてもいい気がします。
参加者は目も肥えてないし、未熟ながらみんなで頑張って企画している感が出るので、それで愛情溢れる感じになりますね。

ある程度年を重ね、二次会に参加したことがある人が増えると、気をつけるべきことが出てきます。一言で言えば、お金と時間の使い方

  • 楽しんでもらうために試行錯誤されてあるのか
  • 新郎新婦のために開かれた会になっていないのか

ここってお金と時間の使い方で分かります。豪華な会場で豪華な衣装。会場費は高めで…でもご飯は安いもので景品も少ない。プログラムは新郎新婦のサプライズ系に時間がたっぷりとられてしまう…
これは完全に新郎新婦のための会ですよね。

それはそれでいいのかもしれませんが、残念ながら参加者の盛り上がりの点では欠けてしまいます。もし僕が幹事をするなら、新郎新婦に楽しんでもらうのはもちろん、参加者の方にも楽しんでもらいたい。それが、後々の新郎新婦の幸せにも繋がっていくと思っています。
その視点で会を作っていきたいですね。

 

と、いうことで今回の記事は
「 【完全版】ベテラン幹事の結婚式二次会を成功させるコツ」でした!

今回の記事を見ていただいた方には
画質を落とさずにスマホから動画を送ってもらう方法とその資料【結婚式二次会のムービー】」もおすすめです。
ぜひ見てあげてください〜〜